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Smartworking e Covid-19: come fare meeting a distanza efficaci

Smartworking e Covid-19: come fare meeting a distanza efficaci

lavoro da remotoA causa dell’emergenza sanitaria in corso, molti lavoratori si sono trovati proiettati nel mondo del digitale e dello smartworking. Lavorare da remoto, per chi può, non è sempre così semplice. Richiede molta auto-disciplina: il livello di concentrazione è sicuramente più basso e dobbiamo impegnarci maggiormente nel definire l’inizio e la fine della giornata lavorativa. Lo smartworking può intimorire soprattutto se ci viene imposto per un periodo di tempo indefinito. A tutto questo bisogna anche aggiungere lo stress che deriva dal momento di grande preoccupazione che stiamo vivendo.

Le imprese che hanno la possibilità di continuare a essere operative da remoto, è bene che implementino lo smartworking nel modo più corretto possibile. E spesso, proprio i momenti di crisi si rivelano perfetti per sperimentare nuove modalità di lavoro e si ha la possibilità di investire ancora di più su formazione e collaborazione del team. Per un’azienda, mostrare resilienza nei momenti di difficoltà evidenzia leadership e un grande senso di responsabilità nei confronti dei propri stakeholders.

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Tra i momenti più importanti di condivisione, relazione con i clienti, progettualità ci sono certamente i meeting aziendali che, in periodo di Coronavirus, vengono ovviamente svolti a distanza mediante tecnologie digitali. Ecco 8 consigli per organizzare al meglio dei meeting da remoto che abbiano successo.

lavoro da remoto1. Strumenti digitali ad hoc per lavorare

È importante che l’impresa fornisca i mezzi adatti affinché i suoi dipendenti possano attuare lo smartworking e dunque poter anche svolgere i meeting in teleconferenza. Gli strumenti digitali di ultima generazione aiutano a rendere le riunioni un’esperienza efficace e completa anche a distanza. Oggi la tecnologia offre veramente tante risorse: lavorare in cloud collaborando con i colleghi, applicazioni per videoconferenze e software per la condivisione e gestione di documenti. Tra questi strumenti, ci sono anche le Smart Solutions di NOA: applicazioni software per rendere più produttivi e snelli i flussi di lavoro in ambito office, e ovviamente tutta la gamma dedicata alle video conference.


smartworking2. Definire gli obiettivi e le tempistiche del meeting

Per definizione lo smartworking prevede flessibilità e libertà di gestire al meglio il proprio tempo. Tuttavia, quando si è tutti connessi da remoto in gruppo, è bene fissare gli obiettivi e le scadenze di un meeting a distanza. Per chi non è abituato a lavorare da remoto, questo permette di definire al meglio, e soprattutto condividere, le modalità di lavoro, i tempi e gli obiettivi da raggiungere. Il meeting e la formazione sono momenti importanti per il personale di un’azienda e avere obiettivi chiari e ben definiti consente una buona coordinazione tra dirigenti e dipendenti.

lavoro da remoto3. Fare in modo che tutti abbiano prima i materiali digitali

I collegamenti durante un meeting a distanza possono non essere sempre perfetti e l’interazione tra tanti partecipanti è sicuramente meno agevole che in una meeting room in cui tutti sono fisicamente presenti. Le interazioni virtuali sono spesso proficue ma più impegnative di quelle in presenza, e vanno limitate agli scambi veramente fondamentali. È dunque molto importante che le informazioni di base possano essere lette dai partecipanti, prima delle presentazioni frontali, condividendo con loro documenti, slide e PDF magari via email, prima del meeting a distanza. Questo non solo consente di studiare il materiale prima del meeting stesso, ma anche di migliorare il confronto tra i partecipanti. Le lavagne digitali interattive Ricoh proposte da NOA son un ottimo strumento per effettuare un’interazione molto efficace con i materiali digitali durante una riunione, anche da remoto. Per avere materiali sempre aggiornati e ben distribuiti, è una buona idea avere nel team un responsabile per la produzione dei contenuti.

lavoro da remoto4. Comunicazione diretta e trasparente durante la riunione

Così come dettano i principi del risk management, comunicare in modo efficace è molto importante. La comunicazione deve essere il più possibile diretta e trasparente. Parlarsi attraverso messaggi, video, app o email non è sempre semplice, anzi a volte questi strumenti rendono il dialogo macchinoso e poco chiaro. La comunicazione deve essere il più possibile costante, per questo suggeriamo di essere brevi e concisi quando si è in collegamento con parecchie persone. A questo proposito, può essere utile avere un moderatore per facilitare il dialogo.

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lavorare da remoto5. Coinvolgere i partecipanti

Non trovandosi tutti insieme in una sala riunioni, diventa ancora più importante mantenere alto il livello di coinvolgimento. Sia i dirigenti che i dipendenti devono cercare di fare uno sforzo in più per essere il più possibile presenti durante conference call, workshop ed eventi in modalità digitale. Coinvolgere da lontano è molto più difficile piuttosto che farlo di persona, ma una buona idea è farlo attraverso momenti di “gioco” o la richiesta di interazione. È fondamentale che ci siano momenti di spiegazione “frontale”, ma anche minuti destinati al confronto e libero scambio di idee, in modo da coinvolgere tutti.

6. Avere un team di esperti IT per gestire al meglio la tecnologia

Avere un team di esperti o un addetto IT è essenziale quando si svolgono conferenze e meeting in digitale. La tecnologia è una grande risorsa, ma a volte può avere dei malfunzionamenti, soprattutto quando tanti utenti utilizzano uno stesso programma contemporaneamente o si hanno molte persone collegate per meeting e riunioni. Il ruolo dell’addetto IT è importante per poter risolvere qualsiasi problema tecnico o malfunzionamento che spesso da soli non si è in grado di affrontare. Solitamente chi offre un programma o strumenti per lo smartworking predispone anche consulenza e supporto tecnico. Anche NOA offre ai suoi clienti formazione, consulenza e assistenza tecnica per tutti i suoi prodotti, come le lavagne interattive Ricoh e i sistemi di videoconferenza.

lavoro da remoto7. Fare un bilancio del meeting

E’ importante fare sempre un bilancio finale di come è stato gestito il meeting o la riunione. Ha funzionato bene lo smartworking? Siamo stati in grado di collaborare e mantenere alto il livello di coinvolgimento? Il post-auditing è importante perché consente di capire se si è cresciuti come team, se il livello di lavoro e comprensibilità dei materiali è stato quello atteso, e se le risorse tecnologiche erano adeguate alla necessità aziendale.

team building8. Continuare la formazione

Momenti di rischio come quello attuale sono, nonostante tutto, ottimi per fare attività di team-builiding e fortificare lo staff, anche da remoto. È un’occasione per aggiornarsi, per sfruttare al massimo le potenzialità della tecnologia e soprattutto imparare nuove soft skill. Workshop e meeting aziendali sono fattibili anche da remoto grazie a tecnologie, come lavagne multimediali e interattive. Anche dopo la situazione di emergenza, la possibilità di fare conferenze in digitale rimarrà una risorsa utile per diversificare il modello e le attività di formazione.

Per scoprire di più su tutti gli strumenti proposti da NOA per fare meeting e conferenze da remoto, visita la pagina dedicata ai Sistemi Audiovisivi e Lavagne Interattive. Troverai tutte le informazioni tecniche relative ai nostri prodotti, che possono anche essere noleggiati. Il canone di noleggio prevede la formazione del cliente al corretto utilizzo del prodotto. Per maggiori informazioni o per ricevere una consulenza gratuita contattaci al n.  +39 3357240393  o scrivici una mail all’indirizzo digitalworkplace@noa.it.

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By | 2020-03-30T16:31:17+02:00 lunedì 30 Marzo 2020|News|Commenti disabilitati su Smartworking e Covid-19: come fare meeting a distanza efficaci